Ενέργειες και εργαλεία για την οργάνωση και κάλυψη της επιχείρησης

Πρακτικές για την κατοχύρωση και προστασία της επιχείρησης

Μια επιχείρηση στην Ελλάδα του σήμερα για να το δούμε ρεαλιστικά με τον έναν ή με τον άλλο τρόπο, είναι εκτεθειμένη. Ανεξάρτητα από το ποια νομική μορφή έχει επιλεγεί, όλοι οι επιχειρηματίες ριχνόμαστε καθημερινά στη μάχη της πραγματικής αγοράς με συνθήκες που κάποιες φορές απαιτούν τεράστια δύναμη για να διατηρηθούν οι ισορροπίες, αλλά και να εξασφαλιστεί η βιωσιμότητα της επιχείρησης.

Οι άνθρωποι σήμερα έχουν αλλάξει. Κάθε άνθρωπος έχει τις συναλλαγές και τις επαφές του με τους ανθρώπους στον βαθμό που επιθυμεί, αλλά ένας επιχειρηματίας έχει συνεχείς και περισσότερες συναλλαγές σε καθημερινή βάση με τους πελάτες, τους συνεργάτες, τους εργαζομένους, τους υποψήφιους πελάτες και άλλους.

Καλείται δηλαδή να αντιμετωπίσει και να διαχειριστεί την ιδιαιτερότητα, τις παραξενιές και την «τρέλα» τους καθενός. Όσοι μάλιστα ασκούν κοινωνικά επαγγέλματα αντιλαμβάνονται αυτή τη δυσκολία και γι’ αυτό η συναισθηματική νοημοσύνη σήμερα είναι το πιο απαραίτητο στοιχείο ενός επιχειρηματία.

Συνεπώς πέρα από το ότι πρέπει γινόμαστε καλύτεροι σε αυτό που κάνουμε, δηλαδή σε αυτό που πουλάμε ή παρέχουμε, θα πρέπει να βελτιώσουμε τις ικανότητες μας και στο να διαβάζουμε και να ερμηνεύουμε σωστά το κεφάλαιο «Συναισθήματα». Οι άνθρωποι αγοράζουν και πουλούν σύμφωνα με το συναίσθημα και τη διάθεση τους.

Επιβάλλεται να ασχοληθούμε με την βελτίωση που αφορά στην οργάνωση και την κάλυψη της επιχείρησης μας. Παρακάτω θα δούμε κάποια πράγματα που μπορούμε να εφαρμόσουμε, ώστε να προστατεύσουμε τη δουλειά μας, να καλύψουμε τα νώτα μας και να θωρακίσουμε το δημιούργημά μας.

Νομική μορφή της επιχείρησης

Ας πάρουμε το ακραίο παράδειγμα ότι υπάρχει κάποιος δυσαρεστημένος από τη δουλειά ή την συμπεριφορά μας και αποφασίζει να κινηθεί δικαστικά εναντίον μας.

Μας αποστέλλει μια αγωγή και αναφέρει ότι έχει υποστεί μεγάλη βλάβη, ότι δεν τηρήσαμε τις συμφωνίες μας ή ότι έχουμε οφειλή ή ότι τον έχουμε αντιγράψει ή άλλη παρεξήγηση και γι’ αυτό η απαίτηση του από την επιχείρηση είναι 100.000€.

Σε περίπτωση που χάσουμε ένα τέτοιο δικαστήριο, καταρχήν σημαίνει ότι έχουμε κάνει κάτι πολύ σοβαρό, γιατί είναι πολύ σπάνιο να ξεφύγει έτσι η κατάσταση, άρα κάπου κάναμε και εμείς αξιοσημείωτα λάθη.

Αν έχουμε ατομική επιχείρηση, δεν υπάρχει κεφάλαιο. Μπορεί οπότε να γίνει δέσμευση στους τραπεζικούς λογαριασμούς, να δεσμευτεί ακίνητη περιουσία ή και να πτωχεύσει ο επιχειρηματίας.

Αν έχουμε προσωπική εταιρία Ο.Ε. ή Ε.Ε. και ανήκουμε στα ομόρρυθμα μέλη, έχουμε και πάλι την απεριόριστη ευθύνη με την προσωπική περιουσία. Αν στο παραπάνω παράδειγμα η εταιρία έχει κεφάλαιο 50.000€, αυτό θα δεσμευτεί και οι ομόρρυθμοι εταίροι θα πρέπει να δώσουν τα υπόλοιπα χρήματα από την τσέπη τους, όπως σε μια ατομική επιχείρηση. Στην Ε.Ε., το ετερόρρυθμο μέλος έχει ευθύνη μόνο για το ποσοστό του στην εισφορά του κεφαλαίου της εταιρίας και δε συνεχίζεται η απαίτηση.

Αν στο παράδειγμά μας έχουμε ΙΚΕ, σύμφωνα με την εταιρική νομοθεσία, η εταιρία αυτή έχει περιορισμένη ευθύνη, η οποία είναι μέχρι το ύψος του κεφαλαίου. Ο διαχειριστής βέβαια που υπογράφει έχει και ποινική ευθύνη. Αξίζει να σημειωθεί εδώ ότι είναι άλλο να υπάρχει απαίτηση προς την επιχείρηση από τρίτους πχ προμηθευτές, πελάτες και άλλο από το βραδυκίνητο Δημόσιο, που δε θα «κυνηγήσει» μια οφειλή. Άρα καλό θα ήταν να κρατήσουμε σχετικά μικρό καλάθι για την περιορισμένη ευθύνη των εταιριών ΙΚΕ.

Συμφωνητικά συνεργασίας / ιδιωτικά συμφωνητικά

Με όποιον και αν έχουμε να κάνουμε απέναντί μας πελάτη, συνεργάτη ή οποιονδήποτε, εφόσον κάνουμε μια συμφωνία, θα πρέπει να συνάψουμε και ένα ιδιωτικό συμφωνητικό μεταξύ μας που να αναφέρει τι θα κάνουμε, πότε θα ολοκληρωθεί , πόσο θα κοστίσει και ποιες είναι οι υποχρεώσεις της κάθε πλευράς.

Οι συμφωνίες δε θα πρέπει να μένουν προφορικά. Ακόμη και ένα μισθωτήριο συμβόλαιο ενοικίασης ακινήτου, άσχετα αν υποβάλλεται η δήλωση μέσω taxis, θα πρέπει να συνοδεύεται και από πραγματικές υπογραφές και μια έγγραφη συμφωνία. Σε ένα δικαστήριο αυτό θα έχει μεγαλύτερη βαρύτητα.

Το συμφωνητικό είναι ένα έγγραφο που μπορούμε να το φτιάξουμε και μόνοι μας βρίσκοντας ένα πρότυπο και προσαρμόζοντάς το στα μέτρα μας. Μπορούμε, όμως, να αναθέσουμε τη διαδικασία σε κάποιον με γνώση και εμπειρία, όπως ένας δικηγόρος ή νομικός σύμβουλος. Αφού το υπογράψουμε, υποβάλλεται και στο taxis, οπότε αποκτά ακόμη μεγαλύτερη ισχύ.

Επιπλέον, ένα συμφωνητικό μάς κάνει πιο επαγγελματίες από κάθε πλευρά. Κατοχυρώνει τη δουλειά μας, εξασφαλίζει την πληρωμή, διευκρινίζει τι θα γίνει σε δύσκολες περιπτώσεις, λύνει και προλαμβάνει παρεξηγήσεις και μας προστατεύει.

Επαγγελματική προσέγγιση

Ο κάθε επιχειρηματίας αποφασίζει πώς θα εκμεταλλευτεί το κεφάλαιο που διαθέτει η επιχείρηση. Για πολλά θέματα που θα προκύψουν η επιχείρηση καλό είναι να εμπιστευτεί κάποιον επαγγελματία. Μια επιχείρηση μπορεί να ζητήσει νομική υποστήριξη, για τις εξής περιπτώσεις:

1. Για να συντάξουν ένα συμφωνητικό συνεργασίας γραμμένο ενισχύοντας τους όρους που συμφέρουν την επιχείρηση
2. Για να φτιάξουν ένα καταστατικό σύμφωνα με τις ανάγκες των εταίρων
3. Για να συντάξουν κείμενα για την ιστοσελίδα και το eshop της επιχείρησης, όπως οι όροι χρήσης και τα πνευματικά δικαιώματα
4. Για να συντάξουν κείμενα για την αποδοχή επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων και εφαρμογή του GDPR
5. Για να υποβάλλουν φάκελο για κατοχύρωση εμπορικού σήματος ή ευρεσιτεχνίας

Συμβόλαιο Αστικής ευθύνης

Όπως ασφαλίζουμε το σπίτι ή το αυτοκίνητο μας, έτσι μπορούμε να ασφαλίσουμε αυτό που πουλάμε ή αυτό που παρέχουμε σαν επιχείρηση.

Το συμβόλαιο αστικής ευθύνης είναι ένα πολύ δυνατό εργαλείο για την πλήρη κάλυψη της επιχείρησης έναντι κινδύνων που μπορεί να προκύψουν από τη λειτουργία της. «Άνθρωπος που δουλεύει κάνει λάθη» λέει η παροιμία, παραλείψεις τυχαίνουν, γι’ αυτό καλό είναι να υπάρχει μια τέτοια ασπίδα προστασίας.

Πρέπει ο επιχειρηματίας να επικοινωνήσει με ασφαλιστικές εταιρίες για να δει ποια είναι η καλύτερη επιλογή γι’ αυτόν, με τα ετήσια ασφάλιστρα να ξεκινούν από 100€ και το ποσό κάλυψης ανά έτος να ξεκινάει από τις 20.000€.

Πέρα από το ουσιαστικό κομμάτι -αν τη χρειαστείς ποτέ-, είναι πολύ χρήσιμο και το αίσθημα ασφάλειας και σιγουριάς που νιώθει ο επιχειρηματίας. Είναι κάτι που υπάρχει εκεί και σε μια δύσκολη στιγμή μπορεί να βοηθήσει, άσχετα από τη νομική μορφή της επιχείρησης.

Για την ασφάλεια της έδρας, είναι χρήσιμο να μπορεί η επιχείρηση να προστατεύσει τον εξοπλισμό και το εμπόρευμά της για παράδειγμα με κάμερες ασφαλείας ή σιδερένια στόρια και άλλους τρόπους προφύλαξης.

Ταμείο της επιχείρησης

Η βασικότερη υποχρέωση της επιχείρησης προς το κράτος είναι η τήρηση και ενημέρωση των λογιστικών βιβλίων της, με όλα τα έσοδα και τα έξοδα.

Τις περισσότερες φορές την παρακολούθηση των λογιστικών βιβλίων της επιχείρησης αναλαμβάνει λογιστικό γραφείο μέσα από λογιστικό πρόγραμμα. Στα βιβλία καταγράφονται όλες οι συναλλαγές που εμφανίζονται και επιτρέπεται να καταχωρηθούν, όπως επίσης τα έσοδα σύμφωνα με την ημερομηνία έκδοσης των παραστατικών.

Δεν υπάρχει όμως εικόνα για ανεξόφλητα ποσά, οφειλές, απροσδόκητες δαπάνες,  προσωπικές ανάγκες, άλλες πηγές εσόδων κλπ.

Ο επιχειρηματίας πρέπει να φτιάξει ένα δικό του αρχείο στο κινητό, ή σε ένα κλασσικό ημερολόγιο με στυλό ή σε ένα αρχείο excel σε υπολογιστή για να παρακολουθεί όλες τις κινήσεις, έσοδα και έξοδα της επιχείρησης για κάθε μήνα λειτουργίας.

Το εργαλείο αυτό καταγράφει την πραγματική εικόνα της επιχείρησης, την αληθινή ρευστότητα και έτσι μπορούν να γίνουν πιο σωστές προβλέψεις, συγκρίσεις και θεαματικά καλύτερος έλεγχος των οικονομικών.

Τέλος, να μην ξεχνάμε ότι το ταμείο της επιχείρησης πρέπει να περιέχει τη δαπάνη για το μισθό του επιχειρηματία, εφόσον αυτός εργάζεται στην επιχείρηση. Με άλλα λόγια, χωριστά από τα ετήσια κέρδη πρέπει να υπολογίζουμε και αμοιβή για την εργασία του επιχειρηματία. Αν χρειαζόταν να μείνει κάποιος άλλος στη θέση του, δε θα έπρεπε να αμειφθεί αντίστοιχα;

Ηλεκτρονικό αρχείο παραστατικών

Ένα κλασσικό θέμα με την καταχώρηση παραστατικών που έχει ένα λογιστικό γραφείο, είναι το πονεμένο Mydata. Ο πελάτης υποστηρίζει ότι εφόσον μπορούμε να δούμε κάτι στο mydata, μπορούμε να το κάνουμε άντληση από την πλατφόρμα της ΑΑΔΕ, οπότε δεν χρειάζεται να κρατήσουμε αντίγραφο και όλα εντάξει.

Στην πλατφόρμα MyData βλέπουμε μόνο μια εγγραφή με ημερομηνία και ποσό. Δεν γνωρίζουμε την περιγραφή που έχει και πρέπει πάντα να τα καταχωρούμε στα βιβλία έχοντας το πρωτότυπο παραστατικό.

Επίσης πολλές φορές γίνονται λάθη, κάποια παραστατικά δε φαίνονται καθόλου , κάποια φαίνονται δύο φορές, γι’ αυτό πρέπει να τα ελέγχουμε.

Είναι πάρα πολύ σημαντικό ο επιχειρηματίας να κρατάει αρχείο με τα παραστατικά της επιχείρησης σε υπολογιστή. Τα περισσότερα παραστατικά σήμερα είναι σε ηλεκτρονική μορφή, οπότε μπορούμε να σκανάρουμε και τα υπόλοιπα που έχουμε σε έντυπη μορφή για να τα έχουμε μαζί. Φτιάχνουμε έναν φάκελο στον υπολογιστή μας, π.χ. «Δαπάνες Φεβρουαρίου» και κάθε μήνα αποθηκεύουμε μέσα τα αντίστοιχα παραστατικά. Δεν ακούγεται και πολύ δύσκολο.

Εκτός του ότι το μελάνι ξεβάφει από το χαρτί και μετά από κάποια χρόνια μπορεί να μη φαίνεται, είναι καλό για την επιχείρηση να έχει ηλεκτρονικό αρχείο, γιατί ανά πάσα στιγμή γίνεται αναζήτηση και εύρεση για ένα παλιό παραστατικό. Το πιο σημαντικό, όμως, είναι ένας φορολογικός έλεγχος που μπορεί να χτυπήσει την πόρτα 5 χρόνια μετά και να ζητήσει τα παραστατικά παρελθόντων ετών. Πολλές φορές είναι δύσκολο να βρεθούν και αυτό να δυσχεράνει την πορεία ενός ελέγχου.

Χρειάζεται να ορίσουμε έναν τρόπο για να παίρνουμε τακτικά αρχείο back up και ένα σημείο για να αποθηκεύουμε τα δεδομένα της επιχείρησης. Πρέπει να υπάρχει και ένας σκληρός δίσκος ή ένα usb που να βρίσκεται εκτός της έδρας της επιχείρησης για τις βαριές περιπτώσεις κλοπής, φωτιάς, πλημμύρας ή καταστροφής του υπολογιστή.

Η σύνδεση με τα δίκτυα και το ίντερνετ είναι απαραίτητα για κάθε επιχείρηση, ωστόσο και οι παραβιάσεις είναι πιο συχνές σήμερα, γι’ αυτό χρειάζεται προσοχή. Αν η δραστηριότητα το απαιτεί, καλύτερα να υπάρξει επαγγελματική προσέγγιση από τεχνικό για την εγκατάσταση του εξοπλισμού ρούτερ με κρυπτογράφηση, προστασία από ιούς,  κακόβουλο λογισμικό κλπ.

Κατάρτιση επιχειρηματικού σχεδίου Business plan

Το επιχειρηματικό σχέδιο αποτελεί την ακτινογραφία της επιχείρησης. Είναι ένα έγγραφο που περιέχει αναλυτικά το παρόν και το μέλλον της επιχειρηματικής μας πορείας και πρέπει να ανανεώνεται ανά τακτά χρονικά διαστήματα. Δεν είναι ανάγκη να είναι 40 σελίδες, εφόσον δε χρειάζεται να υποβληθεί σε κάποιο πρόγραμμα για χορήγηση δανείου ή επιδότησης.

Είναι η επιχείρηση μας. Εμείς τη γνωρίζουμε καλύτερα από όλους. Εμείς τη δημιουργήσαμε, εμείς οραματιζόμαστε το μέλλον, εμείς φτιάχνουμε τη στρατηγική της. Πέρα από το να τα γνωρίζουμε όλα αυτά, ιδανικό θα ήταν να τα γράψουμε για να τα διαβάζουμε κιόλας.

Μπορούμε να το συντάξουμε και μόνοι μας. Κάποιες κατηγορίες ίσως μας δυσκολέψουν και ίσως χρειαστεί να γίνει έρευνα αγοράς για κάποια θέματα, αλλά περισσότερο θα μας δυσκολέψουν οι απαντήσεις που πρέπει να δώσουμε και άρα οι αποφάσεις μαζί με τα ρίσκα που θα πάρουμε. Η έρευνα αγοράς είναι μια διαδικασία που δεν σταματάει ποτέ, είναι αυτό που λέμε «να πιάνεις τον παλμό».

Έρευνα αγοράς γίνεται μέσα από την παρατήρηση, τη συζήτηση με έναν άγνωστο άνθρωπο στο δρόμο, το διάβασμα ενός βιβλίου που θα εμπνεύσει, ακόμα και με τις  αναζητήσεις στο google ή το «σκρολινκ» στα social media. Για να πάρουμε ιδέες, απόψεις και σκέψεις για τα επόμενα βήματά μας, μια εξαιρετική τεχνική είναι το brainstorming (καταιγισμός ιδεών, το σύγχρονο chat gtp).

Μετά από ώριμη σκέψη, το πλάνο για την επιχείρησή μας πρέπει να δίνει ξεκάθαρες απαντήσεις στα εξής βασικά ερωτήματα:

1. Ποιες είναι οι δραστηριότητες της επιχείρησης;
2. Ποιο είναι το σούπερ ανταγωνιστικό μου πλεονέκτημα;
3. Ποια είναι τα δυνατά σημεία και ποιες οι αδυναμίες της επιχείρησης;
4. Τι ανάγκες εξυπηρετεί η επιχείρηση; Ποιο είναι το Target group;
5. Ποιοι είναι οι στόχοι για τον επόμενο χρόνο; Σε 3 χρόνια; Σε 5 χρόνια;

Φορολογικό προφίλ επιχείρησης

Ένα άλλο θέμα που μπορεί να μας αποτρέψει από πολλούς μπελάδες, είναι μια σωστή φορολογική εικόνα επιχείρησης.

Κάθε επιχείρηση έχει ένα προφίλ προς το κράτος και την ΑΑΔΕ, όπως συμβαίνει και στις τράπεζες και στην κοινωνία, γι’ αυτό και η συνέπεια και η τακτοποίηση εκκρεμοτήτων και οφειλών είναι σημαντικοί παράγοντες για ένα καλό προφίλ.

-Εκτελούμε τις εμπορικές συναλλαγές της επιχείρησης μόνο μέσα από τους εμπορικούς λογαριασμούς;

-Πληρώνουμε ετήσιο φόρο αντίστοιχο του τζίρου μας αλλά και της πραγματικής κατάστασης;

-Καταχωρούμε στις δαπάνες της επιχείρησης μόνο τα πραγματικά έξοδα ή βάζουμε και όλες τις προσωπικές μας δαπάνες, ακόμα και άσχετες;

Σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου, όταν η επιχείρηση εκτελεί όλες τις συναλλαγές της μέσω του εμπορικού λογαριασμού, και τα έσοδα και τα έξοδα της, τότε όλα είναι πιο εύκολα και ξεκάθαρα.

Όταν μπερδεύονται προσωπικές με επαγγελματικές συναλλαγές, δημιουργείται σύγχυση που προκαλεί δυσκολίες και μπορεί να κάνει τη διαδικασία ελέγχου χρονοβόρα. Ίσως χρειαστεί να ελεγχθεί η επιχείρηση σε μεγαλύτερο βάθος, ειδικά αν η εικόνα χαοτική . Μια νοικοκυρεμένη επιχείρηση, θα αντιμετωπιστεί καλύτερα σε έναν έλεγχο και ίσως και με μεγαλύτερη επιείκεια.

Συμπερασματικά, δεν μπορούμε να συνυπολογίσουμε όλες τις περιπτώσεις, ωστόσο η πρόληψη των κινδύνων που μπορεί να απειλήσουν την επιχείρηση μας, μπορεί να αποβεί σωτήρια. Ας θωρακίσουμε, λοιπόν, την επιχείρηση μας όσο καλύτερα γίνεται και ας οργανωθούμε σε πολλά επίπεδα για να αποφύγουμε έτσι απρόσμενες εκπλήξεις.

————-

Θέμης Αξιώτης

Φοροτεχνικός Α’ τάξης

MBA Σύμβουλος Ίδρυσης Επιχειρήσεων

Σύγχρονο Λογιστικό γραφείο Θεσσαλονίκη PKP IKE

Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθύνεστε στο [email protected] ή μέσω φόρμας επικοινωνίας

-Online συμβουλευτική

Αξιοποιήστε την υπηρεσία online συμβουλευτικής για να λύσετε φορολογικά θέματα και απορίες και για να σχεδιάσετε σωστά την έναρξη της επιχείρησης σας.

  Ραντεβού συμβουλευτικής

-Start My Business.gr – Σεμινάριο έναρξης επιχείρησης

Ο πιο πλήρης οδηγός για τη δημιουργία νέας επιχείρησης από το μηδέν μέσα από ένα online σεμινάριο με όλα τα σημαντικά θέματα για την έναρξη επιχείρησης και την ίδρυση μιας εταιρίας για να ενημερωθείτε κατάλληλα για το φορολογικό και νομικό πλαίσιο της σημερινής αγοράς.

  Δείτε πληροφορίες και παρακολουθείστε το σεμινάριο

Δείτε περισσότερα άρθρα και δικαιολογητικά 

• Τι χρειάζεται για να ξεκινήσεις μια νέα επιχείρηση

• Οδηγός επιλογής νομικής μορφής κατά την έναρξη επιχείρησης

• Επιχείρηση με έδρα το σπίτι. Τι ισχύει;
  

• Πώς θα κάνετε έναρξη ατομικής επιχείρησης

• Ίδρυση Ο.Ε. –  Ε.Ε.  διαδικασία

• Σύσταση Ι.Κ.Ε. – Διαδικασία – Κόστος – Δικαιολογητικά

• Πως θα μειώσετε τον φόρο και τον ΦΠΑ για την επιχείρηση σας

• Προσθήκη – μεταβολή ΚΑΔ